» Construire et mener votre projet LOLF

Savoir mener et construire un projet de tableaux de bord dans l'administration 1/3 de concepts afin de partager les mêmes connaissances,

Objectifs :

• Donner à l'ensemble de votre groupe un niveau de connaissances commun,
• Utiliser une terminologie comprise par ce groupe et applicable à votre organisme
• Échanger sur des exemples concrets, y compris des exemples tirés de la Lolf ou d'autres organismes publics

Contenu : formation rapide aux concepts

• Approfondir les concepts du tableau de bord :Objectifs et modalités des tableaux de bords dans les services publics, choix des indicateurs en fonction des programmes et missions, principes à respecter pour des tableaux de bord efficaces et pertinents.
• Cas pratique d'apprentissage :

Savoir mener et construire un projet de tableaux de bord dans l'administration 1/3 de construction de maquette et des différents livrables,

Étape n°1 définir le périmètre et les enjeux du projet tableau de bord

• Périmètre :
  • Qui est concerné ?
  • Combien de niveaux hiérarchiques ?
  • Doit-on construire une cascade de tableaux de bord selon ces niveaux ?
  • Quelle périodicité de mise à jour ?

• Déterminer les enjeux, atouts et utilités du projet de mise en place de tableaux de bord
  • Comment passer du tableau de bord au partage puis au pilotage des missions de votre organisation ?

Étape n°2 : préparer une maquette

• Phase 1 : Clarifier les missions, programmes et plan d'actions.
  • Faut-il clarifier ces missions ? Sont-elles élaborées en partant des usagers ? Confrontation avec les points essentiels sur lesquels les acteurs du service sont évalués ? qu'attend t-on d'eux ?
  • Inventaire des documents en circulation dans l'organisme
  • Ces programmes sont-ils indépendants ?

• Phase 2 : élaboration et hiérarchisation des objectifs associés à chaque mission
  • En quoi les décisions et actions des managers contribuent-elles à réaliser les programmes fixés ?
  • Identifier 15 à 25 objectifs par niveau de tableau de bord
  • Rechercher les liens de causes à effet ?
  • Déterminer qui dans le service a le plus de maîtrise et de pouvoir d'actions pour agir sur les clés de performance.

• Phase 3 traduction des programmes en indicateurs :
  • Choix d'un ou plusieurs indicateurs déduit de chaque objectif pour chaque mission,
  • Vérification du niveau suffisant de description des indicateurs
  • Écriture d'une ou plusieurs fiches descriptives fonctionnelles : libellé, contenu, périodicité, présentation tableau et graphique, etc
    

Savoir mener et construire un projet de tableaux de bord dans l'administration 1/3 de construction des étapes du projet

Passer du prototype à la maquette de la 1ère version :

• Comment mener les interviews pour élaborer ou valider le 1er tableau de bord
• méthode de validation par les directeurs, responsables, voire certains opérationnels,
• Compléter les fiches d'indicateurs

Choisir une solution logicielle et la paramétrer :

• éventail des solutions informatiques : Les gammes de produits et leur prix,
• Rédaction du cahier des charges,
• Identification des différentes sources de données d'alimentation,
• Paramétrage du logiciel sélectionné
• Préparation des états de sortie,
• Validation des 1ers résultats

Permettre aux utilisateurs de s'approprier les résultats

• Identifier tous les leviers d'action : intranet, communication, ateliers de travail,
• Préparer les actions propres à chaque levier et mener ces actions
  

A l'issue de cette opération de formation conseil, vous disposerez des éléments suivants :

• Une équipe d'intervenants ayant approfondi les concepts du tableau de bord,

• Une définition précise du périmètre de votre projet ainsi que des enjeux liés à un meilleur partage des missions de votre service,

• Un projet de maquette comprenant :
  Une cartographie de vos programmes opérationnels classés par thème,
  Une liste d'indicateurs attachés à ces programmes opérationnels,

• Les modalités de conduite de votre projet d'amélioration,
  Modalités de participation des managers : interview individuelles ou travail en groupe

• Un éventail des solutions logicielles à explorer.

Pour en savoir plus...